智能档案管理系统采用先进的RFID自动识别技术和计算机软件技术，以RFID电子标签作为信息存储媒介并粘贴在档案袋上，在RFID芯片中存储该档案的基本信息和领用归还记录，利用手持扫描设备等RFID读写设备，与后台数据库管理系统相配合，可以实现档案的借阅、归还、查找、盘点工作过程的信息化管理。其主要功能模块如下：

该方案中主要硬件设备由天线、阅读器、手持机和标签以及应用服务器及客户端。

2.1.标签信息项的设定

档案标签上储存的信息项包括：档案类别、档案名称、档案编号、档案密级、入库时间、保存期限、档案内容摘要等。

库位标签上储存的信息项包括：储位类型、储位编号、存放的档案编号区间及数量。 

2.2.固定阅读器

在档案室出入口安装阅读器，设备的正常工作需外接电源适配器，并有局域网或无线局域网覆盖，以进行数据传输。将RFID标签阅读器RJ45口与电脑网口相连接，从而可将RFID标签阅读器读取的数据通过网络或无线网络的方式传回服务器。

2.3.手持式阅读器

通过手持PDA进行档案的盘点、查询等通能。将扫描到的档案相关信息以及相应的储位信息收集后，并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。